VOLTAR

PEP - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA PREFEITURAS

1.- INTRODUÇÃO


A TQM - TÉCNICAS DE QUALIDADE E MARKETING LTDA preparou, para uso no setor público municipal, o PEP® – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO para PREFEITURAS ( nome próprio ) , à partir de seu produto STRATEGOS ®, utilizado como roteiro e modelo para as atividades de planejamento estratégico no setor privado.
Esses produtos da TQM se baseiam na evolução do conhecimento e das metodologias utilizadas na teoria e prática das atividades de planejamento, conduzidas por consultores, executivos, autores, profissionais e professores que se dedicam ao tema no mundo todo.
Os fundamentos do produto PEP® estão detalhados no trabalho identificado por “PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA PREFEITURAS - CONCEITOS e MÉTODOS - PEP®”, que se recomenda seja lido antes do uso desse MANUAL DE PRÁTICAS , e que se destina também a ser consultado sempre que se necessitar de maiores esclarecimentos durante a execução das diversas etapas aqui apresentadas.
O presente MANUAL DE PRÁTICAS é um instrumento para utilização no trabalho das equipes de planejamento estratégico, para que mesmo sem a participação de consultoria especializada, possa ser levado à termo o processo.
Considerando o planejamento estratégico como um processo, constituído por tarefas e atividades, verifica-se que as diversas propostas metodológicas são muito semelhantes, variando-se algumas seqüências de execução, com ênfases e abordagens diferenciadas, na maioria das vezes em função do tipo de organização onde é utilizado ou do fim a que se destina.

O PEP® compõe-se de um conjunto de doze etapas, ou passos, que estão presentes na maioria das melhores proposições, e que são utilizadas com sucesso em organizações públicas e do mercado concorrencial.
A condução de um processo de planejamento estratégico tem necessidade de uma equipe, onde a presença de especialistas é recomendada e desejada, mas o que nem sempre se consegue. Com esse fato em perspectiva, o presente manual detalha as atividades para que os componentes da equipe municipal possam executá-las da melhor maneira possível, com ou sem consultoria especializada.
Além dos resultados esperados com o processo, a participação no mesmo traz um grande crescimento para a pessoas em termos de conscientização, pensamento estratégico, responsabilidade com a organização e compromisso com os resultados.
Pois afinal, como já dizia o professor Falconi : “um plano nunca é rígido e deve ser mudado tão frequentemente quanto necessário; quanto mais instável é um ambiente mais você precisa de um plano, pois este acaba sendo, num raciocínio extremo, a sua única referência. ( TQC- Controle da Qualidade Total, QFCO- Belo Horizonte, MG,1992, pg. 68)”.
Ter um plano, por mais simples que seja, é melhor que não ter plano nenhum.
O aperfeiçoamento vem com a prática e as reavaliações que a equipe deve fazer. Evidentemente que melhores resultados serão obtidos com melhores planos. É justamente por isso que algumas organizações triunfam e outras fracassam.
O que está na base do planejamento estratégico é a constatação de que, por meio da elaboração e da implementação de estratégias eficazes, é possível melhorar o desempenho das organizações, no caso as prefeituras municipais. Mas é necessário vontade e dedicação para levar adiante todas as tarefas e atividades que compõem o processo, de modo a concluí-lo com êxito.


As estratégias bem sucedidas foram estudadas por J. Craig e R. Grant, que encontraram quatro características principais nas mesmas:

1. Metas simples de longo prazo: a base para a estratégia de qualquer organização deve ser a clareza de metas. A menos que haja consenso e coerência com relação às metas, a estratégia será incapaz de fornecer estabilidade e unidade de direção.

2. Análise do ambiente : para a atualidade e para o futuro, é necessário identificar muito bem as oportunidades e ameaças, de forma a melhor estabelecer as metas.

3. Avaliação objetiva dos recursos: é necessário reconhecer com detalhes os recursos, capacidades e potencialidades (pontos fortes e pontos fracos).

4. Implementação eficaz: a mais brilhante das estratégias e os melhores planos serão inúteis se não forem implementados de maneira eficaz. Isso exige liderança, estrutura da organização e sistemas de gerenciamento, que induzam ao comprometimento, coordenem a força de trabalho e mobilizem recursos.



2.- PARTICIPAÇÃO NO PROCESSO DE PLANEJAMENTO

A questão da participação no processo de planejamento estratégico no âmbito municipal é complexa, e deve ser muito bem conduzida. Além do prefeito, seus secretários e principais administradores, existem diversas instituições, no município ou fora dele, cuja participação precisa ser definida e coordenada, e também existem muitos grupos de interesse que podem valorizar os trabalhos. Todos eles podem ser ouvidos e, na medida do possível, integrados no processo direta ou indiretamente. É necessário criar, para cada situação específica, mecanismos e estruturas adequadas para administrar eventuais conflitos e tornar as participações efetivas. A concepção do processo prevê a participação, mas como essa se dará pode variar de município para município, e só considerações locais podem orientar a decisão. Devido à complexidade e ao tipo de organização do setor público, a liderança e coordenação do processo deve ser objeto de atenção.
Para que o processo de planejamento estratégico possa ser bem aplicado nas prefeituras e municípios, algumas condições prévias devem ser atendidas, além da óbvia condição da vontade política para iniciar o processo. É importante que o mesmo disponha de lideranças competentes, que tenham sensibilidade social e um forte sentido participativo. Estas lideranças, bem como os demais participantes, podem ser buscadas entre representantes de organizações públicas e privadas. Um mínimo de recursos operacionais deve existir para apoio da participação.
É importante que os participantes tenham a vontade e a disposição de mudar estruturas, procedimentos, hábitos e comportamentos, pois sem essa disposição o processo não conseguirá cumprir o seu propósito, e não agregará nada à qualidade do planejamento da prefeitura e do município.



3.- ESTRATÉGIA E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO


ESTRATÉGIA
É a determinação de metas e objetivos de longo prazo de uma organização, e a adoção das linhas de ação e aplicação dos recursos necessários para alcançar essas metas (Alfred Chandler)

ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA
É um processo contínuo e iterativo (repetitivo), que visa manter uma organização como um conjunto apropriadamente integrado a seu ambiente (Certo; Peter)

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO:
É o conjunto de processos, técnicas e métodos de análise, escolha de objetivos e prospecção do futuro utilizado em uma organização (Castor, B.V. e Suga, N.)

ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL
É um plano mestre abrangente que estabelece como a organização alcançará sua visão e os seus objetivos.(T.L. Wheelen)

Estabelecer estratégias não é um processo isolado. Ele não acontece porque um evento é programado e pessoas são chamadas à discussão de algo rotulado como sendo planejamento estratégico. Ao contrário, traçar estratégias é um processo de entrelaçamento de tudo o que é preciso para administrar uma organização, por exemplo, uma prefeitura ou uma cidade.


Essas colocações de H. Mintizberg são decorrentes de trinta anos de experiência com planejamento estratégico nas mais diversas instituições públicas e privadas, e ensinam algumas lições das quais destacamos: “a necessidade de afrouxar o processo de elaboração de estratégias, em vez de tentar amarrá-lo com formalizações arbitrárias “.

Quando começou o uso do planejamento estratégico, os que o preparavam eram os especialistas da área. A intenção era que esses especialistas deveriam criar as melhores estratégias, de tal forma que os administradores encarregados de executar os planos não pudessem errar. Esse modelo não funcionou como era esperado. Hoje os melhores resultados são conseguidos quando os próprios administradores formulam as estratégias, a partir de todas as fontes, como por exemplo suas experiências pessoais, pesquisas, visão, conhecimento da organização, e no caso específico o conhecimento do município.


O principal executivo municipal, que é o prefeito, bem como os responsáveis por áreas específicas, muito se beneficiarão do PEP®- Planejamento Estratégico para Prefeituras, que se apoia em modernos conceitos, ferramentas e métodos de gestão na sua concepção e prática.

O sociólogo Phillip Selznick escreveu que “as estratégias só tem valor quando pessoas a quem se confiou algo enchem-nas de energia”.

Prefeitos, secretários, executivos, empresários, políticos, funcionários, líderes de forma geral que tem um estilo baseado no comprometimento, no vestir a camisa, como se diz popularmente, conseguem engajar as pessoas numa missão e numa visão. “Eles lideram de tal forma que todos participam do trabalho e ajudam a definir seu curso. Como resultado o entusiasmo inevitavelmente vai tomando

conta das pessoas ao longo do percurso. Planejadores e administradores têm diferentes papéis. Planejadores não têm a autoridade de um executivo, e não têm acesso a informações que são fundamentais. Os planejadores devem apresentar as perguntas certas, e não as respostas certas. Os executivos e sua equipe devem ter as respostas para esse tipo de trabalho. Dessa forma, questões complexas são abertas a vastas considerações em vez de ser fechadas por decisões apressadas” (Mintzberg, referenciado).

O que se segue e que se propõe para as prefeituras, suas secretarias e demais unidades administrativas está apoiado em muitas teorias e práticas.



PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NO SETOR PÚBLICO

Este assunto ainda é relativamente pouco tratado em nosso país, e como conseqüência existem ainda poucas experiências sobre o mesmo. Diversas organizações não governamentais têm, no entanto feito grandes avanços com o uso das técnicas do setor privado, e temos boas indicações que o mesmo já começa a ocorrer no setor público.
No trabalho do prof. Pfeiffer em referencia temos as colocações a seguir:
“No início dos anos 80, várias cidades nos Estados Unidos começaram a experimentar o Planejamento Estratégico e a adaptá-lo a suas necessidades de conduzir melhor o próprio processo de desenvolvimento. O ponto de partida tinha sido as transformações visíveis nas cidades e que tiveram as suas causas nas mudanças na economia nacional ou internacional.
No final dos anos 80, o instrumento também começou a ser aplicado na Europa, sobretudo na Holanda e na Espanha, sempre com o intuito de acompanhar ou controlar adequadamente as mudanças econômicas em curso. O método do planejamento estratégico diferencia-se significativamente das formas tradicionais de planejamento de médio e longo prazos praticadas no setor público no Brasil”.
Ao contrário de um Plano Diretor, “o Plano Estratégico não é uma norma legal senão um contrato político e social, cuja execução corresponde àquelas partes que têm a competência ou a capacidade para fazê-lo. No entanto, o plano funciona como meio de pressão pública para promover o cumprimento dos seus objetivos”. (Borja, 1995:16).
Observa-se uma certa proliferação de planos estratégicos em muitas cidades do Brasil, que na maioria dos casos têm pouco em comum com os princípios básicos do Planejamento Estratégico.



4.- PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA PREFEITURAS-PEP®

A TQM - TÉCNICAS DE QUALIDADE E MARKETING LTDA. preparou, para uso no setor público municipal, o PEP® – PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO para PREFEITURAS ( nome próprio depositado) , à partir de seu produto STRATEGOS®, utilizado como roteiro e modelo para as atividades de planejamento estratégico no setor privado.

Os fundamentos do produto estão detalhados no trabalho identificado por “PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA PREFEITURAS- PEP®- CONCEITOS e MÉTODOS”, que se destina a fornecer conhecimento mais detalhado aos participantes do processo, e a ser consultado para maiores esclarecimentos, durante a execução das diversas etapas propostas.

O presente MANUAL DE PRÁTICAS é um instrumento para utilização no trabalho das equipes de planejamento estratégico, para que mesmo sem a participação de consultoria especializada, o processo possa ser levado à termo o processo

O esforço dirigido e apoiado nos documentos do PEP®, certamente produz resultados úteis. Também a pesquisa nas obras em referencia melhoram os entendimentos. Além disso, a consultora TQM tem seu site na Internet (www.tqm.com.br), com várias informações sobre seus produtos, bem como disponibiliza acesso para dúvidas e perguntas do público (tqm@tqm.com.br).


Com a utilização do processo de planejamento estratégico muitos serão os benefícios para todos os interessados na vida da comunidade. A adaptação e adequação de metodologias de sucesso no setor privado certamente levará o setor público, especialmente nesse caso as prefeituras municipais, a melhor utilizar seus recursos e explorar as suas potencialidades. Peter Pfeiffer, em obra citada, destaca diversos benefícios, se adequadamente conduzidos os trabalhos, e nos diz que: “o ponto de partida para um Plano Estratégico é a análise da situação que contribui para uma compreensão comum dos habitantes de uma comunidade. O planejamento ajuda a elaborar uma visão do futuro, a tomar as decisões necessárias, a esboçar as mudanças almejadas, a acompanhar eficientemente o processo e a organizar a cooperação dos diversos atores.
Em muitos casos não será possível realizá-lo sem uma assessoria técnica externa.
Se o planejamento estratégico é realizado em parceria com organizações não governamentais pode-se esperar também uma série de inputs nas áreas de organização e de gerenciamento. Logo, no início de um possível processo de planejamento estratégico, deve ser avaliado e considerado quem vai gerenciar o processo e qual o papel de uma assessoria externa”.

MAIORES DETALHES PARA A CONDUÇÃO DAS DIVERSAS ETAPAS OU PASSOS DO PROCESSO ENCONTRAM-SE NO DOCUMENTO :
“PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA PREFEITURAS-PEP®-CONCEITOS e MÉTODOS” TAMBÉM PRODUZIDO PELA TQM- TÉCNICAS DE QUALIDADE e MARKETING LTDA.




COMPOSIÇÃO DO PEP®

O Planejamento Estratégico para Prefeituras- PEP ®, é composto dos seguintes doze elementos ou passos :

1. Declaração da missão
2. Estabelecimento da visão
3. Definição das crenças, valores e princípios
4. Elaboração do diagnostico interno e externo
5. Identificação dos fatores de sucesso
6. Determinação dos objetivos
7. Formulação das estratégias
8. Preparação dos planos de ação
9. Execução dos planos de ação
10. Estruturação do Acompanhamento e controle
11. Realização da reflexão
12. Aperfeiçoamento do planejamento


................................................................................................................................................................................